2013年04月15日

第13回「申込受付とは」

お世話になっております、S@広報担当です。



本日は、「不安解消!ぷちしあん主催のヒント」の第13回です。
どうぞ最後までお付き合いください。



第13回 「申込受付とは」

ぷちしあんの募集を始めると、最初は音沙汰がないものですが、
開催日が近くなると、あなたのところに、フォームもしくは、直接、お申込のメールが来るでしょう。
その時どうするか、今回はその辺のお話です。

申込が着たら、まず、必ず相手にお返事をしましょう。
すぐに返信できない環境下にある場合は、あらかじめwebサイトに返信日の目安を
記載しておくと良いかもしれません。
例)お問い合わせいただいた週の日曜日までに返信します(土・日に作業可能である場合)。

フォームズの有料版なら、自動返信メールも出来ます。
しかし、飽くまでも受信確認の用途での使用となりますので、手書きの受理メールが必要でしょう。

一例を載せてみます。(弊団体はちょっとビジネスメールよりですがご容赦ください)

今回は当日にシールラリーがあり、申込者が「参加する」で申し込んできた、
という設定で受理メールの例を書いてみます。


********

○○(相手の名前)様

初めまして。
○○(イベント名)を主催しております、○○(自分の名前)と申します。

この度は、当企画にお申込頂きありがとうございます。
お申込を受理致しました。
Elysian本体へのお申込もお忘れなきようお願い致します。

☆当日のシールラリーへのご参加ありがとうございます。
台紙は当日私が作っていきますので、2cm大のシール作成を
お願い致します。☆

それでは、当日はよろしくお願い致します。
何かございましたらご連絡をお願い致します。

以上。
何卒よろしくお願い致します。

○○(自分の名前)
(告知サイトのアドレスやメールアドレスを書いてもよい)
********

こんな感じでよいと思います。
☆で囲われた部分は、もしフォームで「シールラリー不参加」と
申し込まれていた場合は、「シールラリーは不参加で承りました」と、
一言書くといいでしょう。

また、シールを作ってもらう旨をやその仕様をHPに書いてあったとしても、
メールを確認すればすぐに内容が分かるように、仕様も書いてあげると丁寧です。
その他連絡事項があれば、☆の下に自由に書いてください。
もっとやわらかいメールでも大丈夫だと思います。

次に、皆さんに頂いた申込メールから、情報を保存しておきましょう。

実際のイベント主催は、申込メールから情報を自動でデータベース化していたり、
手打ちでエクセルで管理していたり、そこからアクセスを使ったりします。

ぷちしあん主催なら、手打ちのエクセルで十分でしょう。
するとこんな感じになると思います。
サークルリスト見本.jpg


申込メールをそのままにしておくと、万が一消えてしまった場合、もう二度と連絡が
付かなくなってしまうので、必ず情報の一覧化はやっておいたほうがいいですよ。

以上です。
次回は「当日企画の準備」をお送りしします。
何卒よろしくお願い致します。
posted by Y.A at 20:00 | TrackBack(0) | コラム
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